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FOCUS SUR VOS ENGAGEMENTS RGPD
Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles
Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016

AXN Informatique place la protection des données à caractère personnel au cœur de ses missions et des services qui vous sont proposés.

 

La présente Politique énonce les principes et lignes directrices pour la protection des Données Personnelles et a pour objectif de vous informer sur :

  • Les Données Personnelles que votre Structure peut collecter
  • La façon dont vous pouvez utiliser ces Données Personnelles
  • La gestion technique de ces Données Personnelles et les implications pour AXN Informatique en tant gestionnaire de votre Base de Données Iloïse.
  • Les droits de vos Clients sur les Données Personnelles les concernant.

 

DEFINITIONS

Chaque terme débutant par une majuscule a le sens qui lui est donné ci-après.

« Politique de confidentialité et de protection des Données Personnelles » et « Politique » : désigne la présente Politique décrivant les mesures prises pour le Traitement, l’exploitation et la gestion des Données Personnelles et des droits des personnes concernées par le Traitement.

« Données Personnelles » : Désigne toute information se rapportant à vos Clients et permettant de les identifier directement ou indirectement.

« Structure » : Désigne votre entité juridique, publique ou privée, fournissant des services (ALSH, cantine, garderie…) à des Clients.

« Clients » : Désigne les utilisateurs de vos services, et plus globalement les familles, enfants, interlocuteurs pour lesquels vos services peuvent être amenés à collecter des Données Personnelles.

« Base de données » : Désigne l’ensemble des informations et données brutes de votre compte Iloïse stockées par AXN Informatique.

« Traitement » : Désigne toute opération ou tout ensemble d'opérations appliquées aux Données Personnelles de vos Clients.

« Responsable du traitement » : Désigne l’entité qui réalise le traitement des Données Personnelles.

« Violation de données à caractère personnel » : Désigne une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation ou l’accès non autorisés aux Données Personnelles.

 

Comment votre Structure doit-elle prendre en compte la protection des Données Personnelles de vos Clients ?

Votre Structure doit prendre en compte la protection des Données Personnelles et de la vie privée de vos Clients dès l’ouverture de votre compte Iloïse.
A cet effet, les mesures techniques permettant d’assurer la protection des Données Personnelles que vous gérez sont mises en œuvre par AXN Informatique, notamment pour en assurer la sécurité et garantir le respect et le bon exercice de vos droits.

 

Quelles données personnelles peuvent être utilisées par votre Structure ?

Votre Structure ne doit collecter que des données strictement nécessaires à la bonne gestion des services et prestations proposés à vos Clients.

Dans le cas où des données facultatives sur vos Clients doivent être collectées, votre Structure doit fournir une information claire sur les Données Personnelles nécessaires à la gestion du service souscrit et celles volontairement fournies par vos Clients.

Les Données Personnelles doivent être collectées directement auprès de vos Clients et n’être utilisées que pour les usages qui ont été portés à leur connaissance.

Les Données Personnelles ne peuvent être utilisées pour proposer d’autres services, que si vos Clients en ont été clairement informés et que vous disposez de leur consentement.

 

Comment se passe la collecte de Données Personnelles des mineurs ?

La collecte de Données Personnelles concernant des mineurs ne peut être faite qu’avec le consentement de leurs parents ou représentants légaux.

 

Les Données Personnelles de vos Clients sont-elles protégées ?

AXN Informatique s’engage à prendre toutes mesures afin d’assurer la sécurité des Données Personnelles qui lui sont confiées, et notamment à empêcher qu’elles ne soient endommagées, effacées ou accessible par des tiers non autorisés, dans le cadre de la gestion technique de votre compte Iloïse.
Les Données Personnelles sont stockées dans une base de données gérée par AXN Informatique, chez un hébergeur en France respectant les engagements RGPD.

AXN Informatique ne peut toutefois pas être tenue pour responsable de la divulgation, de la modification ou de la suppression de Données Personnelles par des tiers autorisés.
Il appartient à votre Structure de prendre toutes mesures afin d’assurer la confidentialité des Données Personnelles de vos Clients, notamment par une gestion rigoureuse des accès au logiciel Iloïse (identifiants et mots de passe nominatifs).

Par ailleurs, en cas d’incident de sécurité affectant les Données Personnelles de vos Clients (destruction, perte, altération ou divulgation), AXN Informatique s’engage à respecter l’obligation de notification des Violations de Données Personnelles, notamment auprès de la CNIL.

 

Quels sont les droits de vos Clients sur leurs Données Personnelles ?

Vos Clients doivent disposer à tout moment de la faculté d’exercer auprès de votre Structure les droits prévus par la réglementation en vigueur applicable en matière de données à caractère personnel, sous réserve d’en remplir les conditions :

  • Droit d’accès : A leur demande, vous devez communiquer à vos Clients leurs Données Personnelles faisant l’objet d’un Traitement par votre structure.
  • Droit de rectification : Vous devez mettre à jour les Données Personnelles de vos Clients ou les rectifier à leur demande.
  • Droit d’opposition, notamment à recevoir des communications commerciales : vous devez vous conformer à la volonté de vos Clients qui ne souhaitent pas recevoir de communications commerciales ou vous demandant que leurs Données Personnelles ne fassent pas l’objet d’un tel Traitement.
  • Droit à l’effacement : vos Clients peuvent demander la suppression de leurs Données Personnelles.
  • Droit à la limitation : vos Clients peuvent demander la suspension du Traitement de leurs Données Personnelles.
  • Droit à la portabilité : vos Clients peuvent vous demander de récupérer leurs Données Personnelles afin d’en disposer.

Lors de la souscription d’un service ou du recueil des Données Personnelles de vos Clients, vous devez indiquer l’adresse (postale et/ou électronique) à laquelle envoyer la demande d’exercice de leurs droits.

Toute demande doit être accompagnée d’un justificatif d’identité. Votre Structure doit répondre à ces demandes d’exercice de leurs droits dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans le respect des délais légaux.

 

Votre structure a-t-elle désigné un Délégué à la Protection des Données ?

La désignation d’un Délégué à la Protection des Données témoigne de votre attachement à la protection, la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles de vos Clients.

Vous devez indiquer à vos Clients le nom et les coordonnées du Délégué à la Protection des Données dans votre Structure.

 

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Pour toute aide ou information complémentaire concernant la gestion des Données Personnelles de vos Clients dans le cadre de votre abonnement Iloïse, contactez Nicolas ARNOUX, gérant d’AXN Informatique (nicolas.arnoux@axn.fr).

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AXN Informatique • 19 rue Saint-Denis • 41800 Montoire sur le Loir • Tél. : 02 54 67 17 19 • Fax : 02 54 67 00 70

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